6 juni 2016

Wat is de beste reiskostenvergoeding voor jouw bedrijf? (of komt in de buurt)

  • #Mobiliteit
  • We komen samen uit de crèche. Hij zet zijn zoontje in het kinderstoeltje achterop zijn fiets. Ik gesp die van mij vast in de kinderwagen.

    “Tot morgen”, zegt hij.

    Ik kijk op om te antwoorden en zie hoe hij een grote zwaai maakt met zijn rechterbeen.

    “Waaacht”, roep ik nog.

    Te laat.

    Hij schopt de peuter mét knuffel zó uit het kinderstoeltje.

    Dáárom koos ik een damesfiets. Ik wil binnendoor kunnen opstappen. Mijn fiets moet namelijk bij me passen. Net zoals de reiskostenvergoeding bij je bedrijf.

    Wat is een goede reiskostenvergoeding?

    Dat is als vragen wat een goed huis is. Het antwoord hangt af van wat je goed vindt. Ga je voor vierkante meters of voor zo min mogelijk stookkosten? Vind je een tuin belangrijk of heb je liever een garage? Dus wat is voor jou een goede reiskostenvergoeding? Moet deze goed zijn voor je medewerkers? Goed voor je bedrijf? Goed voor het milieu? En wat kan er eigenlijk allemaal?

    Laten we beginnen bij de basis.

    De fiscus.

    Hoeveel reiskosten mag ik van de fiscus vergoeden?

    Het ministerie van Financiën is best duidelijk. Daar zeggen ze dat je als werkgever onbelast € 0,19 mag geven voor iedere kilometer die een medewerker voor het werk reist. Of hij nou met de fiets, met de brommer of met de auto reist, of het om woon- werkvervoer of ander zakelijk verkeer gaat. Dat maakt allemaal niks uit. Meer dan € 0,19 mag ook, maar dan is het gedeelte boven € 0,19 loon en dus belast.

    Voor het openbaar vervoer (ov) geldt eigenlijk hetzelfde, dat mag je ook vergoeden met € 0,19 per kilometer. Maar je mag ook wat extra’s doen. Je mag er bij ov voor kiezen de werkelijke kosten te vergoeden. Als je dat doet dan moet je aannemelijk maken dat je medewerker met het ov heeft gereisd. Dat doe je door vervoerbewijzen te bewaren of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.

    En dan heb je nog de leaseauto. 

    Dat is eigenlijk een reiskostenvergoeding hors catégorie, onvergelijkbaar met € 0,19 per kilometer of een ov-vergoeding. Als je een leaseauto verstrekt, zijn de bedragen onbegrensd. Je mag een Ferrari leasen of een Fiat. De fiscus vindt het allemaal prima zolang de werkgever maar betaalt en de werknemer rekening houdt met de bijtelling. De gemiddelde jaarlijkse kosten per medewerker met een reiskostenvergoeding zijn € 1.129, met leaseauto: € 11.624. Denk daar over na als je een leaseauto verstrekt.

    Welke reiskostenvergoeding verstrekken mijn concurrenten?

    Die vraag krijgen we steeds vaker. De economie trekt aan, de strijd om de high potentials is weer begonnen. En de reflex van veel werkgevers is dat ze zich moeten onderscheiden met de leaseregeling en de reiskostenvergoeding.

    Overigens moét je geen reiskosten vergoeden. Je bent als werkgever alleen verplicht reiskosten te vergoeden als het in je cao staat of in je bedrijfsreglement. Er zijn bedrijven die het anders doen. Van Ginderen in Den Haag is zo’n bedrijf. Het personeel krijgt alleen een vergoeding voor zakelijke reizen. Woon-werkverkeer is voor eigen rekening. Bijna 70% van het personeel woont op fietsafstand van kantoor. De gemiddelde reisafstand van alle medewerkers is 10 kilometer. Geen filestress, geen lange reistijden en lage mobiliteitskosten. Maar Van Ginderen is een uitzondering.

    De meeste werkgevers vergoeden € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer. 

    Sommigen doen dit onbeperkt. De meesten kiezen een bovengrens van bijvoorbeeld 50 kilometer enkele reis. Sommigen gebruiken een ondergrens. Daar krijg je geen vergoeding als je binnen een straal van 10 kilometer van het werk woont. Deze werkgevers straffen dus eigenlijk medewerkers die dichtbij het werk wonen.

    Ik vind dat raar.

    De grootste verschillen in reiskostenvergoedingen zitten in de leaseregeling, de vergoeding voor zakelijke kilometers en het aanbieden van mobiliteitskaarten. Daar komen we alle varianten tegen.

    Reiskostenvergoedingen? We gingen toch over naar het mobiliteitsbudget?

    Oh ja, het mobiliteitsbudget. Dat was dé oplossing. Geef iedereen een budget om mee te reizen, het geld dat je overhoudt mag je houden en niemand maakt nog irrationele keuzes bij het reizen naar het werk.

    Yeah right.

    Het mobiliteitsbudget is alleen interessant voor leaserijders.

    Waarom?

    Stel een medewerker heeft een leasebudget van € 11.000 per jaar. Dat leasebudget mag je verstrekken als mobiliteitsbudget. De leaserijder krijgt zo de maximale vrijheid te reizen zoals het hem uitkomt. Prima geregeld.

    Voor de leaserijder.

    Maar wat is het mobiliteitsbudget voor de medewerker die niet in aanmerking komt voor een leaseauto? Dat is niet meer dan € 0,19 maal de dagelijks gereisde afstand tussen huis en werk maal het aantal werkzame dagen per jaar. Dat kun je geen budget noemen.

    Bestaat de perfecte reiskostenvergoeding eigenlijk wel?

    Misschien niet, misschien wel. Het is net als met mijn huis. Ik woon er graag. Sterker nog, ik zou nergens anders willen wonen. Maar is het perfect? Nou, nee. Als ik een perfect huis zou willen, zou ik het slopen en helemaal opnieuw beginnen. Dat is financieel niet haalbaar en erg lastig met een twee-onder-een-kap. Dus wat doe ik? Ik breek een muurtje door, bouw een nieuwe badkamer en isoleer het dak om zo dicht mogelijk bij het perfecte huis te komen. Ik pak de dingen aan die niet deugen en die ik aan kan passen.

    Dus wat deugt er niet aan mijn reiskostenvergoeding? 

    Geen vergoeding als je dichtbij woont en wel als je ver weg woont. Dat deugt eigenlijk niet. Leaseauto’s verstrekken als arbeidsvoorwaarde deugt eigenlijk ook niet. Tegen een select deel van je personeel zeg je in feite: “kom lekker iedere dag met de auto naar het werk, ik heb ook een dure parkeerplaats voor je geregeld”. Wat de rest van je personeel denkt, laat Frans de Waal zien in zijn TED talk.

    Verplicht kiezen tussen een ov-abonnement of een kilometervergoeding deugt eigenlijk ook niet. Zo creëer je patronen die vast gaan roesten. Kies je voor het ov-abonnement, dan krijg je geen enkele autokilometer vergoed. Kies je voor een vergoeding in geld dan lijk je een dief van je eigen portemonnee als je met het ov zou reizen.

    De bijna perfecte reiskostenvergoeding sluit aan bij wat jij belangrijk vindt.

    Dat kan duurzaamheid zijn of flexibiliteit of klantvriendelijkheid of wat dan ook. Voor een ziekenhuis is het belangrijk dat patiënten er met de auto kunnen komen en altijd kunnen parkeren, liefst bij de ingang. Het ziekenhuis als werkgever zorgt voor vergoedingen en regelingen die het personeel stimuleren zoveel mogelijk met de fiets en het ov te reizen. En als ze met de auto komen dat ze die dan niet voor de ingang parkeren.

    Stel dus vast wat voor jouw bedrijf belangrijk is en zoek daar de regelingen en vergoedingen bij. Helemaal vrij ben je niet. Dragende muren kun je immers niet slopen.

    Wil je nog meer lessen?

    Lees dan het boek van Thalia en Marco. Of schakel 3PM in en sla twee vliegen in een klap: wij vertellen je onze lessen en je krijgt het boek van ons cadeau.

    Partner & adviseur

    Tobias van den Briel

    tobias@3pm.nl

    blog

    Slimmer en duurzamer reizen met Breikers Amsterdam (en een beetje hulp van jou)

    Close

    Cookie instellingen

    Door op "cookies accepteren" te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om sitenavigatie te verbeteren, sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen.

    cookies accepteren

    Els

    Vegter

    Adviseur

    Els is een strategisch denker maar kent ook de details van de operationele praktijk van complexe organisaties. Het verbinden van visie en beleid aan de dagelijkse realiteit van mensen, processen en systemen is wat haar betreft de kunst aan het ontwikkelen van echt goed mobiliteitsbeleid.

    Via de studie culturele antropologie en een HR opleiding is Els (1979) de HR wereld ingerold. Ze heeft zich gespecialiseerd in de meer ‘harde’ kant van HR. Processen, systemen en data. Zorgen dat de basis voor medewerkers op een slimme manier goed geregeld is. Mobiliteit kwam voor het eerst op haar HR agenda in het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. Innovatief mobiliteitsbeleid werd, door een groeiend tekort aan zorgprofessionals en een oververhitte woningmarkt in een autoluwe stad, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als manager HR Services is onder leiding van Els in 2021 een compleet nieuw mobiliteitsbeleid neergezet. Haar interesse en enthousiasme voor het vakgebied mobiliteit én de samenwerking met 3PM is hier geboren. Sinds 2023 werkt zij als adviseur samen met 3PM.

    "Ik ben een fanatieke woon-werk fietser. Al 15 jaar fiets ik minstens 20 kilometer per werkdag. Ooit maakte ik een kort uitstapje naar een baan met een leaseauto en sindsdien weet ik dat ik de voordelen van elke dag buiten zijn, bewegen en een voorspelbare reistijd nooit meer wil missen. Een fiets is voor mij overigens puur een vervoermiddel. Voor sport of hobby zul je mij niet op een fiets zien"

    Tobias

    van den Briel

    Partner & adviseur

    Tobias richt zich graag op de complexere en strategische mobiliteitsvraagstukken van werkgevers. Het ontwikkelen van nieuw mobiliteitsbeleid voor grote werkgevers is zijn specialiteit. En dan van begin tot eind. Dus tot en met business case en implementatie.

    Duurzaamheid. Iets specifieker; duurzame mobiliteit. Hét favoriete onderwerp van Tobias (1977). De wetenschap dat reizen een stuk slimmer en schoner kan. Tijdens zijn studie Technische Bestuurskunde aan de Universiteit Twente specialiseerde hij zich in de maatschappelijke effecten van mobiliteit. Hoe verplaatsen we ons en wat betekent dat voor ons en onze omgeving? Bij het economisch adviesbureau Decisio in Amsterdam leerde hij hier goede business cases en kosten-batenanalyses van te maken. Zijn focus verschoof in die tijd naar werknemersmobiliteit. Met zijn team hielp hij honderden werkgevers – varierend van productiebedrijven tot stichtingen – met vragen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk. In 2012 verliet hij Decisio om samen te werken met Roel, het begin van 3PM.

    "Ik ben niet zo’n fietsfanaat als de rest van 3PM. Zo heb ík geen idee wat een Sturmey Archer naaf is. Maar ik geniet wel volop van mijn Stromer, een speed pedelec. Daarmee kan ik al mijn afspraken in mijn omgeving op de fiets doen. Wát een vrijheid. Nooit meer afhankelijk van de verkeersdrukte maar gewoon gaan! Mijn afspraken buiten bereik van mijn speed pedelec doe ik zoveel mogelijk met de combinatie trein en ov-fiets."

    Roel

    Lenoir

    Partner & adviseur

    Roel is van de inhoud. Als het gaat om reizen van, naar en voor het werk dan kent hij alle ins en outs. En als hij ze niet kent, dan vindt hij dat hij ze moet kennen. Ook op fiscaal gebied komt hij een heel eind.

    Roel (1967) is opgeleid als econometrist. De harde kant van de economie zullen we maar zeggen. Hij leerde modellen maken en prognoses van vervoersstromen. Maar hij leerde vooral goed analyseren, verbanden leggen en complexe zaken begrijpelijk maken. Cijfermatig staat Roel dus zijn mannetje. Maar hij schrijft het ook graag voor je op. Nog liever komt hij jou helpen om jouw mensen duurzaam en gezond naar het werk te krijgen. In zijn eerste baan bij Rijkswaterstaat rekende hij aan de Betuweroute en de sluizen van IJmuiden. Daarna – bij KPMG – bleef mobiliteit zijn vakgebied. Hij werkte in adviestrajecten rond marktwerking in het openbaar vervoer en de fusie tussen NS Cargo en Deutsche Bahn.

    "De fiets is een dingetje bij mij. Naast die van mijn gezinsleden staan er zeven van mij in de garage en die maken samen meer kilometers per jaar dan mijn auto. Als ik een vrijwiel hoort tikken, moet ik altijd even kijken welke fiets voorbij rijdt. En als het aan mij lag, ging elke blog van 3PM over de fiets. Ik geloof écht dat de fiets de oplossing is voor alle wereldproblemen."

    Laurens

    Boex

    Partner & adviseur

    Het werk van Laurens focust zich op dit moment op mobiliteitsadviezen voor werkgevers gericht op verduurzaming. Daarnaast richt hij zich op het fietsbeleid van overheden.

    Laurens (1981) verbindt 3PM met de creatieve wereld. Door zijn achtergrond in de creatieve sector vertaalt hij onze ideeën en ambities – maar ook die van onze klanten – naar nieuwe oplossingen. Zo bedacht en ontwikkelde hij samen met Soigneur Agency de Fietspas010, de campagne ikfietsbeschaafd en de podcastserie Het Fietspadgesprek. In 2012 richtte hij Rodesk op, een digital designbureau dat zich specialiseerde in UX design. Eind 2019 verkocht hij Rodesk om zich volledig te richten op duurzame mobiliteit en fietsstimulering.

    “Ik wil iets bijdragen aan een toekomstbestendige samenleving en mobiliteit speelt daar een grote rol in. Mijn drijfveer is gericht op actieve mobiliteit en de bijdrage die dit kan leveren aan iedereen die naar zijn werk reist. Daar wilde ik meer mee en de samenwerking met 3PM lag dan ook voor de hand. De gedragskant van mobiliteit vind ik het meest interessant, hoe kunnen we reisgedrag positief beïnvloeden om een socialere en gezondere wereld te creëren."

    Paul

    Hoffschult

    Partner & adviseur

    Paul is de verbinder. Zowel van mensen als ideeën. Hij begeleidt veranderingsprocessen rond mobiliteit bij werkgevers en overheden zonder de inhoud uit het oog te verliezen. Hij zet zijn brede mobiliteitskennis en netwerk in binnen deelmobiliteit, duurzame logistiek en mobiliteitsadvies bij werkgevers.

    Paul (1973) is een ondernemende adviseur op het gebied van duurzame mobiliteit. Hij helpt werkgevers en overheden met het realiseren van duurzaamheidsambities op het gebied van mobiliteit. Dat kan het stimuleren van de fiets zijn, maar ook de uitrol van deelmobiliteit of Zero Emissie Stadslogistiek. Altijd met een brede blik en verbindende aanpak. Paul werkte aan de oprichting van het Instituut voor Duurzame Mobiliteit en was daar ook programmamanager Het Nieuwe Rijden en werkte bij overheden aan fietsstimulering voor een duurzame gedragsverandering. Daarvoor was hij supply chain manager in de luchtvaart, food, farmacie, en auto-industrie. Hij werkt al jaren samen met 3PM en is begin 2019 aangesloten als partner.

    "Natuurlijk ben ik net als Tobias, Laurens en Roel een groot liefhebber van de fiets. In 2019 deed ik nog mee aan de Marmotte. Maar ik kan wel zeggen dat ik me weet te onderscheiden van mijn collega’s: ik vlieg!"