22 september 2020

Hoe combineer je de reiskostenvergoeding met thuiswerken? Ook na coronatijd.

  • #Hybride werken
  • #Vergoedingen
  • Om mijn coronakilo’s kwijt te raken, ben ik lid geworden van een sportschool. En meteen voor 2 jaar want dat was het goedkoopst. Als ik twee keer per week zou gaan, kon ik al sporten voor de prijs van een kop koffie.

    Inmiddels ligt mijn ledenkaart stof te vangen in de rommelkast thuis, naast de IKEA Family Card en de DIO Drogist ledenpas. En betaal ik de rest van het jaar voor iets dat ik niet gebruik.

    Toen corona in maart jouw medewerkers massaal thuis hield, betaalde je waarschijnlijk eerst nog gewoon de reiskosten door. En misschien doe je dat nog steeds omdat je het ziet als een soort thuiswerkvergoeding. Sommige bedrijven hebben de reiskostenvergoeding inmiddels stopgezet en vragen medewerkers per keer te declareren als ze naar kantoor gaan.

    Er is nog een derde mogelijkheid om de reiskostenvergoeding en thuiswerken te combineren.

    Reiskostenvergoeding en thuiswerken vóór corona

    Veel werkgevers betalen hun medewerkers een forfaitaire reiskostenvergoeding: deze wordt eenmalig berekend op basis van de woon-werkafstand en het aantal werkdagen, eventueel met een onder- en bovengrens. Iedere maand een vast bedrag, geen onderscheid in vervoerwijze. Zo flexibel als een loden deur.

    Waarom breng je niet meer flexibiliteit in je reiskostenregeling? Niet alleen om mee te bewegen met het thuiswerkgedrag van je medewerkers, maar ook om flexibeler om te kunnen gaan met het hun reisgedrag.

    Een flexibele reiskostenregeling? Hoe werkt dat?

    Dat is een regeling waarbij de werkgever alleen betaalt voor de reizen die daadwerkelijk gereisd worden. Tegelijkertijd krijgen medewerkers keuzevrijheid om per dag – in principe zelfs per reis – te bepalen hoe ze reizen. Ze kunnen dit variëren door bijvoorbeeld de ene keer met de fiets te gaan, een andere keer met het openbaar vervoer óf – op de dag dat je 20 slagroomtaarten mee wilt nemen – met de auto. Je kunt ook bínnen een reis met verschillende vervoermiddelen reizen. Denk aan het rijden met de auto naar een P+R, vervolgens met de trein en het laatste deel met de fiets.

    Vergeet ook de leaseauto niet. Daar wordt nu ook veel minder mee gereden. En die was al 10 keer zo duur in vergelijking tot een reiskostenvergoeding. Hiervoor in de plaats kun je in je flexibele systeem eigen poolauto’s en een abonnement op openbare deelauto’s opnemen.

    Dat zal me een administratief monster worden!

    Waarschijnlijk wordt het eenvoudiger dan je het nu geregeld hebt. Geen bonnetjes meer bewaren en inleveren en geen medewerkers meer die declaraties van andere medewerkers in systemen moeten zetten. Voor meer flexibiliteit in je regelingen heb je het volgende nodig:

    • een vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers met eigen vervoer;
    • een app en/of portal voor de registratie van kilometers met eigen vervoer;
    • een mobiliteitskaart voor het reizen met dienstverleners zoals de NS;
    • een portal met een overzicht van alle kilometers en vergoedingen.

    Hiervoor zijn diverse aanbieders in de markt die hun systemen weten aan te sluiten op jouw loonadministratie. In de praktijk blijkt flexibel vergoeden vaak goedkoper dan forfaitair vergoeden. Zéker als je medewerkers meer gaan thuiswerken.

    Ja dat thuiswerken, moet ik dat ook gaan vergoeden?

    Het Nibud rekende voor dat thuiswerken de medewerker 2 euro per dag kost voor het extra gebruik van gas, water en licht en zaken als koffie en toiletpapier. Die kosten mág je vergoeden. Het hoéft natuurlijk niet. Zo hoorde ik bijvoorbeeld de volgende reactie:

    Medewerkers hebben nu meer vrije tijd omdat ze geen reistijd hebben. Van die tijdsbesparing kunnen ze de koffie en thee wel betalen.

    Wel blijf je als werkgever altijd verantwoordelijk voor de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd. Dit betekent dus dat de werkplek zowel op het werk als thuis in orde moet zijn.

    Net als voor reiskosten geldt ook voor thuiswerken de werkkostenregeling (wkr). De bureaustoel die je medewerker meer dan 90% zakelijk gebruikt mag je daarom belastingvrij neerzetten. De airco niet. Zodra de faciliteit niet geformuleerd is in de Arborichtlijn, moet je het vergoeden ervan toelichten.

    De niet-noodzakelijke vergoedingen worden belast óf je brengt ze onder in de wkr. De vrije ruimte in die wkr is dit jaar verhoogd dus die heeft iets meer ruimte. Ook de afgelaste personeelsfeestjes en borrels zorgen voor meer ruimte. Al deze extra ruimte kun je gebruiken om thuiswerkplekken in te richten of een thuiswerkvergoeding te geven.

    Kan ik niet gewoon de reiskostenvergoeding gebruiken als thuiswerkvergoeding?

    Ja dat kan ook. Onze fiscalist wees me op een tijdelijke coronamaatregel waarin goedgekeurd is dat een werkgever de reiskosten gewoon doorbetaalt ook al is het reisgedrag veranderd door corona.

    Het blijven uitbetalen van een forfaitair bedrag is naast inflexibel ook een duurdere optie dan 2 euro per dag. Daarnaast kan het wat scheve ogen geven. Een medewerker op 30 kilometer van je bedrijf krijgt meer voor een thuiswerkdag dan een medewerker die op loopafstand woont.

    Combiregeling reiskostenvergoeding en thuiswerken

    In de toekomst zal de Belastingdienst waarschijnlijk met een combiregeling komen voor reiskostenvergoeding en thuiswerken. Tot die tijd kun je een flexibele reiskostenregeling inrichten en gebruik maken van de ruimte die er nu in de wkr is om het thuiswerken te vergoeden.

    En nu?

    Wil je meer leren over de mogelijkheden van een flexibele reiskostenregeling voor jouw organisatie? Een digitaal koffiemomentje is snel ingepland. Wel je eigen koekje meenemen 😉

    Wil je nog meer lessen?

    Lees dan het boek van Thalia en Marco. Of schakel 3PM in en sla twee vliegen in een klap: wij vertellen je onze lessen en je krijgt het boek van ons cadeau.

    Partner & adviseur

    Tobias van den Briel

    tobias@3pm.nl

    blog

    50 smoezen om niet naar je werk te fietsen

    Close

    Cookie instellingen

    Door op "cookies accepteren" te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om sitenavigatie te verbeteren, sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen.

    cookies accepteren

    Els

    Vegter

    Adviseur

    Els is een strategisch denker maar kent ook de details van de operationele praktijk van complexe organisaties. Het verbinden van visie en beleid aan de dagelijkse realiteit van mensen, processen en systemen is wat haar betreft de kunst aan het ontwikkelen van echt goed mobiliteitsbeleid.

    Via de studie culturele antropologie en een HR opleiding is Els (1979) de HR wereld ingerold. Ze heeft zich gespecialiseerd in de meer ‘harde’ kant van HR. Processen, systemen en data. Zorgen dat de basis voor medewerkers op een slimme manier goed geregeld is. Mobiliteit kwam voor het eerst op haar HR agenda in het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. Innovatief mobiliteitsbeleid werd, door een groeiend tekort aan zorgprofessionals en een oververhitte woningmarkt in een autoluwe stad, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als manager HR Services is onder leiding van Els in 2021 een compleet nieuw mobiliteitsbeleid neergezet. Haar interesse en enthousiasme voor het vakgebied mobiliteit én de samenwerking met 3PM is hier geboren. Sinds 2023 werkt zij als adviseur samen met 3PM.

    "Ik ben een fanatieke woon-werk fietser. Al 15 jaar fiets ik minstens 20 kilometer per werkdag. Ooit maakte ik een kort uitstapje naar een baan met een leaseauto en sindsdien weet ik dat ik de voordelen van elke dag buiten zijn, bewegen en een voorspelbare reistijd nooit meer wil missen. Een fiets is voor mij overigens puur een vervoermiddel. Voor sport of hobby zul je mij niet op een fiets zien"

    Tobias

    van den Briel

    Partner & adviseur

    Tobias richt zich graag op de complexere en strategische mobiliteitsvraagstukken van werkgevers. Het ontwikkelen van nieuw mobiliteitsbeleid voor grote werkgevers is zijn specialiteit. En dan van begin tot eind. Dus tot en met business case en implementatie.

    Duurzaamheid. Iets specifieker; duurzame mobiliteit. Hét favoriete onderwerp van Tobias (1977). De wetenschap dat reizen een stuk slimmer en schoner kan. Tijdens zijn studie Technische Bestuurskunde aan de Universiteit Twente specialiseerde hij zich in de maatschappelijke effecten van mobiliteit. Hoe verplaatsen we ons en wat betekent dat voor ons en onze omgeving? Bij het economisch adviesbureau Decisio in Amsterdam leerde hij hier goede business cases en kosten-batenanalyses van te maken. Zijn focus verschoof in die tijd naar werknemersmobiliteit. Met zijn team hielp hij honderden werkgevers – varierend van productiebedrijven tot stichtingen – met vragen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk. In 2012 verliet hij Decisio om samen te werken met Roel, het begin van 3PM.

    "Ik ben niet zo’n fietsfanaat als de rest van 3PM. Zo heb ík geen idee wat een Sturmey Archer naaf is. Maar ik geniet wel volop van mijn Stromer, een speed pedelec. Daarmee kan ik al mijn afspraken in mijn omgeving op de fiets doen. Wát een vrijheid. Nooit meer afhankelijk van de verkeersdrukte maar gewoon gaan! Mijn afspraken buiten bereik van mijn speed pedelec doe ik zoveel mogelijk met de combinatie trein en ov-fiets."

    Roel

    Lenoir

    Partner & adviseur

    Roel is van de inhoud. Als het gaat om reizen van, naar en voor het werk dan kent hij alle ins en outs. En als hij ze niet kent, dan vindt hij dat hij ze moet kennen. Ook op fiscaal gebied komt hij een heel eind.

    Roel (1967) is opgeleid als econometrist. De harde kant van de economie zullen we maar zeggen. Hij leerde modellen maken en prognoses van vervoersstromen. Maar hij leerde vooral goed analyseren, verbanden leggen en complexe zaken begrijpelijk maken. Cijfermatig staat Roel dus zijn mannetje. Maar hij schrijft het ook graag voor je op. Nog liever komt hij jou helpen om jouw mensen duurzaam en gezond naar het werk te krijgen. In zijn eerste baan bij Rijkswaterstaat rekende hij aan de Betuweroute en de sluizen van IJmuiden. Daarna – bij KPMG – bleef mobiliteit zijn vakgebied. Hij werkte in adviestrajecten rond marktwerking in het openbaar vervoer en de fusie tussen NS Cargo en Deutsche Bahn.

    "De fiets is een dingetje bij mij. Naast die van mijn gezinsleden staan er zeven van mij in de garage en die maken samen meer kilometers per jaar dan mijn auto. Als ik een vrijwiel hoort tikken, moet ik altijd even kijken welke fiets voorbij rijdt. En als het aan mij lag, ging elke blog van 3PM over de fiets. Ik geloof écht dat de fiets de oplossing is voor alle wereldproblemen."

    Laurens

    Boex

    Partner & adviseur

    Het werk van Laurens focust zich op dit moment op mobiliteitsadviezen voor werkgevers gericht op verduurzaming. Daarnaast richt hij zich op het fietsbeleid van overheden.

    Laurens (1981) verbindt 3PM met de creatieve wereld. Door zijn achtergrond in de creatieve sector vertaalt hij onze ideeën en ambities – maar ook die van onze klanten – naar nieuwe oplossingen. Zo bedacht en ontwikkelde hij samen met Soigneur Agency de Fietspas010, de campagne ikfietsbeschaafd en de podcastserie Het Fietspadgesprek. In 2012 richtte hij Rodesk op, een digital designbureau dat zich specialiseerde in UX design. Eind 2019 verkocht hij Rodesk om zich volledig te richten op duurzame mobiliteit en fietsstimulering.

    “Ik wil iets bijdragen aan een toekomstbestendige samenleving en mobiliteit speelt daar een grote rol in. Mijn drijfveer is gericht op actieve mobiliteit en de bijdrage die dit kan leveren aan iedereen die naar zijn werk reist. Daar wilde ik meer mee en de samenwerking met 3PM lag dan ook voor de hand. De gedragskant van mobiliteit vind ik het meest interessant, hoe kunnen we reisgedrag positief beïnvloeden om een socialere en gezondere wereld te creëren."

    Paul

    Hoffschult

    Partner & adviseur

    Paul is de verbinder. Zowel van mensen als ideeën. Hij begeleidt veranderingsprocessen rond mobiliteit bij werkgevers en overheden zonder de inhoud uit het oog te verliezen. Hij zet zijn brede mobiliteitskennis en netwerk in binnen deelmobiliteit, duurzame logistiek en mobiliteitsadvies bij werkgevers.

    Paul (1973) is een ondernemende adviseur op het gebied van duurzame mobiliteit. Hij helpt werkgevers en overheden met het realiseren van duurzaamheidsambities op het gebied van mobiliteit. Dat kan het stimuleren van de fiets zijn, maar ook de uitrol van deelmobiliteit of Zero Emissie Stadslogistiek. Altijd met een brede blik en verbindende aanpak. Paul werkte aan de oprichting van het Instituut voor Duurzame Mobiliteit en was daar ook programmamanager Het Nieuwe Rijden en werkte bij overheden aan fietsstimulering voor een duurzame gedragsverandering. Daarvoor was hij supply chain manager in de luchtvaart, food, farmacie, en auto-industrie. Hij werkt al jaren samen met 3PM en is begin 2019 aangesloten als partner.

    "Natuurlijk ben ik net als Tobias, Laurens en Roel een groot liefhebber van de fiets. In 2019 deed ik nog mee aan de Marmotte. Maar ik kan wel zeggen dat ik me weet te onderscheiden van mijn collega’s: ik vlieg!"