blog
22 september 2020
Om mijn coronakilo’s kwijt te raken, ben ik lid geworden van een sportschool. En meteen voor 2 jaar want dat was het goedkoopst. Als ik twee keer per week zou gaan, kon ik al sporten voor de prijs van een kop koffie.
Inmiddels ligt mijn ledenkaart stof te vangen in de rommelkast thuis, naast de IKEA Family Card en de DIO Drogist ledenpas. En betaal ik de rest van het jaar voor iets dat ik niet gebruik.
Toen corona in maart jouw medewerkers massaal thuis hield, betaalde je waarschijnlijk eerst nog gewoon de reiskosten door. En misschien doe je dat nog steeds omdat je het ziet als een soort thuiswerkvergoeding. Sommige bedrijven hebben de reiskostenvergoeding inmiddels stopgezet en vragen medewerkers per keer te declareren als ze naar kantoor gaan.
Er is nog een derde mogelijkheid om de reiskostenvergoeding en thuiswerken te combineren.
Veel werkgevers betalen hun medewerkers een forfaitaire reiskostenvergoeding: deze wordt eenmalig berekend op basis van de woon-werkafstand en het aantal werkdagen, eventueel met een onder- en bovengrens. Iedere maand een vast bedrag, geen onderscheid in vervoerwijze. Zo flexibel als een loden deur.
Waarom breng je niet meer flexibiliteit in je reiskostenregeling? Niet alleen om mee te bewegen met het thuiswerkgedrag van je medewerkers, maar ook om flexibeler om te kunnen gaan met het hun reisgedrag.
Dat is een regeling waarbij de werkgever alleen betaalt voor de reizen die daadwerkelijk gereisd worden. Tegelijkertijd krijgen medewerkers keuzevrijheid om per dag – in principe zelfs per reis – te bepalen hoe ze reizen. Ze kunnen dit variëren door bijvoorbeeld de ene keer met de fiets te gaan, een andere keer met het openbaar vervoer óf – op de dag dat je 20 slagroomtaarten mee wilt nemen – met de auto. Je kunt ook bínnen een reis met verschillende vervoermiddelen reizen. Denk aan het rijden met de auto naar een P+R, vervolgens met de trein en het laatste deel met de fiets.
Vergeet ook de leaseauto niet. Daar wordt nu ook veel minder mee gereden. En die was al 10 keer zo duur in vergelijking tot een reiskostenvergoeding. Hiervoor in de plaats kun je in je flexibele systeem eigen poolauto’s en een abonnement op openbare deelauto’s opnemen.
Waarschijnlijk wordt het eenvoudiger dan je het nu geregeld hebt. Geen bonnetjes meer bewaren en inleveren en geen medewerkers meer die declaraties van andere medewerkers in systemen moeten zetten. Voor meer flexibiliteit in je regelingen heb je het volgende nodig:
Hiervoor zijn diverse aanbieders in de markt die hun systemen weten aan te sluiten op jouw loonadministratie. In de praktijk blijkt flexibel vergoeden vaak goedkoper dan forfaitair vergoeden. Zéker als je medewerkers meer gaan thuiswerken.
Het Nibud rekende voor dat thuiswerken de medewerker 2 euro per dag kost voor het extra gebruik van gas, water en licht en zaken als koffie en toiletpapier. Die kosten mág je vergoeden. Het hoéft natuurlijk niet. Zo hoorde ik bijvoorbeeld de volgende reactie:
Medewerkers hebben nu meer vrije tijd omdat ze geen reistijd hebben. Van die tijdsbesparing kunnen ze de koffie en thee wel betalen.
Wel blijf je als werkgever altijd verantwoordelijk voor de wijze waarop het werk wordt uitgevoerd. Dit betekent dus dat de werkplek zowel op het werk als thuis in orde moet zijn.
Net als voor reiskosten geldt ook voor thuiswerken de werkkostenregeling (wkr). De bureaustoel die je medewerker meer dan 90% zakelijk gebruikt mag je daarom belastingvrij neerzetten. De airco niet. Zodra de faciliteit niet geformuleerd is in de Arborichtlijn, moet je het vergoeden ervan toelichten.
De niet-noodzakelijke vergoedingen worden belast óf je brengt ze onder in de wkr. De vrije ruimte in die wkr is dit jaar verhoogd dus die heeft iets meer ruimte. Ook de afgelaste personeelsfeestjes en borrels zorgen voor meer ruimte. Al deze extra ruimte kun je gebruiken om thuiswerkplekken in te richten of een thuiswerkvergoeding te geven.
Ja dat kan ook. Onze fiscalist wees me op een tijdelijke coronamaatregel waarin goedgekeurd is dat een werkgever de reiskosten gewoon doorbetaalt ook al is het reisgedrag veranderd door corona.
Het blijven uitbetalen van een forfaitair bedrag is naast inflexibel ook een duurdere optie dan 2 euro per dag. Daarnaast kan het wat scheve ogen geven. Een medewerker op 30 kilometer van je bedrijf krijgt meer voor een thuiswerkdag dan een medewerker die op loopafstand woont.
In de toekomst zal de Belastingdienst waarschijnlijk met een combiregeling komen voor reiskostenvergoeding en thuiswerken. Tot die tijd kun je een flexibele reiskostenregeling inrichten en gebruik maken van de ruimte die er nu in de wkr is om het thuiswerken te vergoeden.
Wil je meer leren over de mogelijkheden van een flexibele reiskostenregeling voor jouw organisatie? Een digitaal koffiemomentje is snel ingepland. Wel je eigen koekje meenemen 😉
blog
Door op "cookies accepteren" te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om sitenavigatie te verbeteren, sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen.
Via de studie culturele antropologie en een HR opleiding is Els (1979) de HR wereld ingerold. Ze heeft zich gespecialiseerd in de meer ‘harde’ kant van HR. Processen, systemen en data. Zorgen dat de basis voor medewerkers op een slimme manier goed geregeld is. Mobiliteit kwam voor het eerst op haar HR agenda in het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. Innovatief mobiliteitsbeleid werd, door een groeiend tekort aan zorgprofessionals en een oververhitte woningmarkt in een autoluwe stad, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als manager HR Services is onder leiding van Els in 2021 een compleet nieuw mobiliteitsbeleid neergezet. Haar interesse en enthousiasme voor het vakgebied mobiliteit én de samenwerking met 3PM is hier geboren. Sinds 2023 werkt zij als adviseur samen met 3PM.
Duurzaamheid. Iets specifieker; duurzame mobiliteit. Hét favoriete onderwerp van Tobias (1977). De wetenschap dat reizen een stuk slimmer en schoner kan. Tijdens zijn studie Technische Bestuurskunde aan de Universiteit Twente specialiseerde hij zich in de maatschappelijke effecten van mobiliteit. Hoe verplaatsen we ons en wat betekent dat voor ons en onze omgeving? Bij het economisch adviesbureau Decisio in Amsterdam leerde hij hier goede business cases en kosten-batenanalyses van te maken. Zijn focus verschoof in die tijd naar werknemersmobiliteit. Met zijn team hielp hij honderden werkgevers – varierend van productiebedrijven tot stichtingen – met vragen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk. In 2012 verliet hij Decisio om samen te werken met Roel, het begin van 3PM.
Roel (1967) is opgeleid als econometrist. De harde kant van de economie zullen we maar zeggen. Hij leerde modellen maken en prognoses van vervoersstromen. Maar hij leerde vooral goed analyseren, verbanden leggen en complexe zaken begrijpelijk maken. Cijfermatig staat Roel dus zijn mannetje. Maar hij schrijft het ook graag voor je op. Nog liever komt hij jou helpen om jouw mensen duurzaam en gezond naar het werk te krijgen. In zijn eerste baan bij Rijkswaterstaat rekende hij aan de Betuweroute en de sluizen van IJmuiden. Daarna – bij KPMG – bleef mobiliteit zijn vakgebied. Hij werkte in adviestrajecten rond marktwerking in het openbaar vervoer en de fusie tussen NS Cargo en Deutsche Bahn.
Laurens (1981) verbindt 3PM met de creatieve wereld. Door zijn achtergrond in de creatieve sector vertaalt hij onze ideeën en ambities – maar ook die van onze klanten – naar nieuwe oplossingen. Zo bedacht en ontwikkelde hij samen met Soigneur Agency de Fietspas010, de campagne ikfietsbeschaafd en de podcastserie Het Fietspadgesprek. In 2012 richtte hij Rodesk op, een digital designbureau dat zich specialiseerde in UX design. Eind 2019 verkocht hij Rodesk om zich volledig te richten op duurzame mobiliteit en fietsstimulering.
Paul (1973) is een ondernemende adviseur op het gebied van duurzame mobiliteit. Hij helpt werkgevers en overheden met het realiseren van duurzaamheidsambities op het gebied van mobiliteit. Dat kan het stimuleren van de fiets zijn, maar ook de uitrol van deelmobiliteit of Zero Emissie Stadslogistiek. Altijd met een brede blik en verbindende aanpak. Paul werkte aan de oprichting van het Instituut voor Duurzame Mobiliteit en was daar ook programmamanager Het Nieuwe Rijden en werkte bij overheden aan fietsstimulering voor een duurzame gedragsverandering. Daarvoor was hij supply chain manager in de luchtvaart, food, farmacie, en auto-industrie. Hij werkt al jaren samen met 3PM en is begin 2019 aangesloten als partner.