Wat is de beste reiskostenvergoeding voor jouw bedrijf? (of komt in de buurt)

We komen samen uit de crèche. Hij zet zijn zoontje in het kinderstoeltje achterop zijn fiets. Ik gesp die van mij vast in de kinderwagen.

“Tot morgen”, zegt hij.

Ik kijk op om te antwoorden en zie hoe hij een grote zwaai maakt met zijn rechterbeen.

“Waaacht”, roep ik nog.

Te laat.

Hij schopt de peuter mét knuffel zó uit het kinderstoeltje.

Dáárom koos ik een damesfiets. Ik wil binnendoor kunnen opstappen. Mijn fiets moet namelijk bij me passen. Net zoals de reiskostenvergoeding bij je bedrijf.

Wat is een goede reiskostenvergoeding?

Dat is als vragen wat een goed huis is. Het antwoord hangt af van wat je goed vindt. Ga je voor vierkante meters of voor zo min mogelijk stookkosten? Vind je een tuin belangrijk of heb je liever een garage? Dus wat is voor jou een goede reiskostenvergoeding? Moet deze goed zijn voor je medewerkers? Goed voor je bedrijf? Goed voor het milieu? En wat kan er eigenlijk allemaal?

Laten we beginnen bij de basis.

De fiscus.

Hoeveel reiskosten mag ik van de fiscus vergoeden?

Het ministerie van Financiën is best duidelijk. Daar zeggen ze dat je als werkgever onbelast € 0,19 mag geven voor iedere kilometer die een medewerker voor het werk reist. Of hij nou met de fiets, met de brommer of met de auto reist, of het om woon- werkvervoer of ander zakelijk verkeer gaat. Dat maakt allemaal niks uit. Meer dan € 0,19 mag ook, maar dan is het gedeelte boven € 0,19 loon en dus belast.

Voor het openbaar vervoer (ov) geldt eigenlijk hetzelfde, dat mag je ook vergoeden met € 0,19 per kilometer. Maar je mag ook wat extra’s doen. Je mag er bij ov voor kiezen de werkelijke kosten te vergoeden. Als je dat doet dan moet je aannemelijk maken dat je medewerker met het ov heeft gereisd. Dat doe je door vervoerbewijzen te bewaren of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.

En dan heb je nog de leaseauto. 

Dat is eigenlijk een reiskostenvergoeding hors catégorie, onvergelijkbaar met € 0,19 per kilometer of een ov-vergoeding. Als je een leaseauto verstrekt, zijn de bedragen onbegrensd. Je mag een Ferrari leasen of een Fiat. De fiscus vindt het allemaal prima zolang de werkgever maar betaalt en de werknemer rekening houdt met de bijtelling. De gemiddelde jaarlijkse kosten per medewerker met een reiskostenvergoeding zijn € 1.129, met leaseauto: € 11.624. Denk daar over na als je een leaseauto verstrekt.

Welke reiskostenvergoeding verstrekken mijn concurrenten?

Die vraag krijgen we steeds vaker. De economie trekt aan, de strijd om de high potentials is weer begonnen. En de reflex van veel werkgevers is dat ze zich moeten onderscheiden met de leaseregeling en de reiskostenvergoeding.

Overigens moét je geen reiskosten vergoeden. Je bent als werkgever alleen verplicht reiskosten te vergoeden als het in je cao staat of in je bedrijfsreglement. Er zijn bedrijven die het anders doen. Van Ginderen in Den Haag is zo’n bedrijf. Het personeel krijgt alleen een vergoeding voor zakelijke reizen. Woon-werkverkeer is voor eigen rekening. Bijna 70% van het personeel woont op fietsafstand van kantoor. De gemiddelde reisafstand van alle medewerkers is 10 kilometer. Geen filestress, geen lange reistijden en lage mobiliteitskosten. Maar Van Ginderen is een uitzondering.

De meeste werkgevers vergoeden € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer. 

Sommigen doen dit onbeperkt. De meesten kiezen een bovengrens van bijvoorbeeld 50 kilometer enkele reis. Sommigen gebruiken een ondergrens. Daar krijg je geen vergoeding als je binnen een straal van 10 kilometer van het werk woont. Deze werkgevers straffen dus eigenlijk medewerkers die dichtbij het werk wonen.

Ik vind dat raar.

De grootste verschillen in reiskostenvergoedingen zitten in de leaseregeling, de vergoeding voor zakelijke kilometers en het aanbieden van mobiliteitskaarten. Daar komen we alle varianten tegen.

Reiskostenvergoedingen? We gingen toch over naar het mobiliteitsbudget?

Oh ja, het mobiliteitsbudget. Dat was dé oplossing. Geef iedereen een budget om mee te reizen, het geld dat je overhoudt mag je houden en niemand maakt nog irrationele keuzes bij het reizen naar het werk.

Yeah right.

Het mobiliteitsbudget is alleen interessant voor leaserijders.

Waarom?

Stel een medewerker heeft een leasebudget van € 11.000 per jaar. Dat leasebudget mag je verstrekken als mobiliteitsbudget. De leaserijder krijgt zo de maximale vrijheid te reizen zoals het hem uitkomt. Prima geregeld.

Voor de leaserijder.

Maar wat is het mobiliteitsbudget voor de medewerker die niet in aanmerking komt voor een leaseauto? Dat is niet meer dan € 0,19 maal de dagelijks gereisde afstand tussen huis en werk maal het aantal werkzame dagen per jaar. Dat kun je geen budget noemen.

Bestaat de perfecte reiskostenvergoeding eigenlijk wel?

Misschien niet, misschien wel. Het is net als met mijn huis. Ik woon er graag. Sterker nog, ik zou nergens anders willen wonen. Maar is het perfect? Nou, nee. Als ik een perfect huis zou willen, zou ik het slopen en helemaal opnieuw beginnen. Dat is financieel niet haalbaar en erg lastig met een twee-onder-een-kap. Dus wat doe ik? Ik breek een muurtje door, bouw een nieuwe badkamer en isoleer het dak om zo dicht mogelijk bij het perfecte huis te komen. Ik pak de dingen aan die niet deugen en die ik aan kan passen.

Dus wat deugt er niet aan mijn reiskostenvergoeding? 

Geen vergoeding als je dichtbij woont en wel als je ver weg woont. Dat deugt eigenlijk niet. Leaseauto’s verstrekken als arbeidsvoorwaarde deugt eigenlijk ook niet. Tegen een select deel van je personeel zeg je in feite: “kom lekker iedere dag met de auto naar het werk, ik heb ook een dure parkeerplaats voor je geregeld”. Wat de rest van je personeel denkt, laat Frans de Waal zien in zijn TED talk.

Verplicht kiezen tussen een ov-abonnement of een kilometervergoeding deugt eigenlijk ook niet. Zo creëer je patronen die vast gaan roesten. Kies je voor het ov-abonnement, dan krijg je geen enkele autokilometer vergoed. Kies je voor een vergoeding in geld dan lijk je een dief van je eigen portemonnee als je met het ov zou reizen.

De bijna perfecte reiskostenvergoeding sluit aan bij wat jij belangrijk vindt.

Dat kan duurzaamheid zijn of flexibiliteit of klantvriendelijkheid of wat dan ook. Voor een ziekenhuis is het belangrijk dat patiënten er met de auto kunnen komen en altijd kunnen parkeren, liefst bij de ingang. Het ziekenhuis als werkgever zorgt voor vergoedingen en regelingen die het personeel stimuleren zoveel mogelijk met de fiets en het ov te reizen. En als ze met de auto komen dat ze die dan niet voor de ingang parkeren.

Stel dus vast wat voor jouw bedrijf belangrijk is en zoek daar de regelingen en vergoedingen bij. Helemaal vrij ben je niet. Dragende muren kun je immers niet slopen.