6 september 2023

Hoe je voldoet aan de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

  • #Mobiliteitsbeleid
  • ‘Volgens mij eet jij te weinig eiwitten, pap’.

    Dat zei mijn zoon 2 weken geleden terwijl ik een banaan in stukken sneed voor mijn overnight oats. Hij schepte poeder in zijn proteïne shake.

    ‘Als je op jouw leeftijd zoveel fietst, heb je minimaal 1,2 gram per kilo lichaamsgewicht aan eiwitten nodig. Dat red jij als vegetariër niet’.

    Ik telde een week lang eiwitten.

    Inderdaad, te weinig! Dus nu gaat er kwark door de havermout en eet ik geen Knopper, maar ongebrande noten als 4 uur snack.

    Het tellen van eiwitten in mijn voedsel gaf me inzicht waardoor ik mijn eetpatroon heb aangepast. En dát wil de overheid bereiken met de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit: via inzicht in de CO2-uitstoot van je medewerkers duurzamer reisgedrag bewerkstelligen.

    Waarom een rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

    In het klimaatakkoord zijn afspraken gemaakt over CO2-vermindering. Iedereen moet iets doen, ook werkgevers. Wist je dat de helft van de CO2-uitstoot van personenmobiliteit werkgebonden is? Afgesproken is dat die uitstoot in 2030 met 1,5 megaton verminderd moet zijn. In plaats van een verplichting voor individuele werkgevers is gekozen voor een gezamenlijk CO2-uitstootplafond. De komende jaren wordt gekeken of de CO2-uitstoot onder dat plafond blijft. Daarvoor moet je meten, vandaar de rapportageverplichting.

    Wat houdt de rapportageverplichting in?

    Iedere werkgever met meer dan 100 medewerkers moet doorgeven hoeveel kilometers er in een jaar is gereisd per vervoermiddel, per type brandstof en uitgesplitst naar woon-werkverkeer en zakelijk verkeer.

    2024 is het eerste jaar waarover je moet rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 moet je de gegevens over 2024 hebben ingediend. Dus het is handig om dit jaar je zaakjes op orde te krijgen zodat je op 1 januari op een correcte manier kunt starten met tellen.

    Als je geen vergoedingen verstrekt voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer dan hoef je niet te voldoen aan de verplichting. Auto’s met grijze kentekens, bestelbusjes en vrachtwagens hoef je niet mee te nemen.

    Is het lastig om aan de rapportageverplichting te voldoen?

    We zijn er ingedoken en het valt niet mee. De overheid heeft geprobeerd het zo simpel mogelijk te houden door zich te baseren op informatie die werkgevers uit hun administratie kunnen halen. Maar je ontkomt er niet aan om er tijd in te stoppen. In sommige gevallen zijn er aanpassingen in je administratie nodig. Tip: zorg dat je die aanpassingen dit jaar nog doet.

    Je hoeft geen CO2-uitstoot te meten of berekenen

    Het gaat alleen maar om gereisde kilometers. Je voert die kilometergegevens in op de website van RVO. Het digitaal formulier van RVO rekent de CO2-uitstoot voor je uit en maakt een rapportage. Dus jij hoeft niet te weten hoeveel CO2 de Saab van Herman van sales uitstoot.

    Wat moet ik dan wel precies doen?

    Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft een handreiking voor werkgevers gemaakt die best goed in elkaar steekt. Schrik niet van het aantal bladzijden, er zitten veel plaatjes tussen. De belangrijkste informatie staat in de hoofdstukken 3, 4, 5 en 6. Dat zijn de vier onderdelen van jouw mobiliteit waar je gegevens over moet verzamelen:

    • Hoofdstuk 3. Lease en/of eigen wagenpark
    • Hoofdstuk 4. Mobiliteitsdienstverleners
    • Hoofdstuk 5. Declaraties
    • Hoofdstuk 6. Woon-werkmobiliteit

    Zoals gezegd, de complete informatie vind je in de handreiking. Het komt neer op het invullen van de volgende tabel. We gaan er per onderdeel wat dieper op in.

    Vervoermiddel/ brandstofLease en/of eigen wagenparkMobiliteitsdienstenDeclaratiesWoon-werkmobiliteit
    Auto, benzineJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    auto, dieselJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Auto, hybrideJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Auto, 100% elektrischJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Auto, andersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Motorfiets, benzineJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Motorfiets, elektrischJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Bromfiets/scooter, benzineJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Bromfiets/scooter, elektrischJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    (e-)fiets of lopenJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometersJaarkilometers
    Openbaar vervoerJaarkilometersJaarkilometersTotaalbedragJaarkilometers
    Tabel 1: aan te leveren gegevens

    Hoofdstuk 3: Lease en/of eigen wagenpark

    Heb je leaseauto’s en/of een eigen wagenpark? Dan kan de leasemaatschappij of je wagenparkbeheerder je helpen bij het verzamelen van de kilometergegevens. Als zij geen kilometerstanden bijhouden, dan mag je voor de leaseauto’s uitgaan van de contractueel vastgelegde kilometers. Check daarnaast of je je eigen wagenparkadministratie nog moet splitsen naar brandstoftype.

    Als er geen opsplitsing woon-werk, zakelijk en privé is dan mag je voor het woon-werkdeel gebruik maken van een enquête. Voor het privédeel volstaat een forfaitair aantal kilometers per voertuig. 8.900 voor de leaseauto, 7% van het totaal aantal kilometers bij de leasefiets.

    Heb je bedrijfsfietsen zonder kilometerregistratie? Dan mag je het aantal ritten vermenigvuldigen met de gemiddeld gereden afstand. In de handreiking staan kentallen die je mag toepassen.

    Hoofdstuk 4: Mobiliteitsdienstverleners

    De markt voor mobiliteitsdienstverlening ontwikkelt zich snel. Er zijn steeds meer aanbieders van mobiliteitsapps, -kaarten of vervoermiddelen. Maak je gebruik van deze aanbieders, ga er dan mee in gesprek. Leg tabel 1 voor en vraag of de aanbieders de gegevens in kolom 3 op deze manier kunnen aanleveren. Vraag ook naar de mogelijkheid om privé- en woon-werkreizen te splitsen van de zakelijke reizen.

    Hoofdstuk 5: Declaraties

    Als medewerkers zakelijk reizen, doen ze dit soms voor eigen rekening en declareren ze achteraf. Als de declaraties voldoende zijn uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype dan is het declaratiesysteem een goede basis voor de jaarlijkse rapportageverplichting. Als niet alle gegevens uit kolom 4 van tabel 1 worden verzameld, is het zaak om het declaratiesysteem aan te passen. Hieronder staat een voorbeeld van een declaratieformulier dat geschikt is.

    Naam: …
    Afdeling: …
    DatumVan (vertrek)Naar (bestemming)KilometersVervoermiddel en brandstoftype (indien auto)Bedrag
    Totaal
    Tabel 2: voorbeeld van een geschikt declaratieformulier

    Hoofdstuk 6: Woon-werkmobiliteit

    Woon-werkmobiliteit is het reizen tussen woonplaats en standplaats, de plek waar de medewerker normaal gesproken werkt. Het vervoermiddel kan per dag wisselen en de meeste werkgevers houden geen volledige administratie bij van de woon-werkreizen van hun medewerkers. Voor de duidelijkheid, het gaat dus om de gegevens in kolom 5 van tabel 1. Er zijn twee methoden om aan de benodigde gegevens te komen: een jaarlijkse enquête of ritregistratie.

    Een jaarlijkse enquête

    Een korte enquête met een paar vragen over het reispatroon van de medewerker in de voorgaande week is voldoende. De eerder genoemde handreiking geeft gedetailleerde informatie inclusief een voorbeeld van een enquête. De 3PM-medewerkersenquête voldoet ook.

    Ritregistratie

    De tweede methode om gegevens over woon-werkmobiliteit te verzamelen is via een ritregistratiesysteem. Ook hier zijn weer twee mogelijkheden:

    1. Via de app of platform van een mobiliteitskaart. De meeste aanbieders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting. Check of jouw aanbieder een jaaroverzicht met de gevraagde uitsplitsing kan leveren.
    2. Via declaraties van alle gemaakte woon-werkreizen. Het maakt niet uit of de declaraties op dag-, week- of maandbasis zijn gebaseerd, zolang het maar mogelijk is een jaartotaal naar vervoermiddel, brandstoftype en kilometers te maken.

    En als ik die gegevens heb ingeleverd?

    Direct na het indienen, krijg je een rapportage van RVO. Die rapportage geeft je inzicht, niet in je benodigde eiwitten, maar in de duurzaamheid van je werkgebonden personenmobiliteit. En als je dan denkt: “Dat kan wel wat beter”, dan bel je ons, want verduurzaming van mobiliteitsbeleid, dat is ons vak.

    Wil je nog meer lessen?

    Lees dan het boek van Thalia en Marco. Of schakel 3PM in en sla twee vliegen in een klap: wij vertellen je onze lessen en je krijgt het boek van ons cadeau.

    Partner & adviseur

    Roel Lenoir

    roel@3pm.nl

    blog

    Waarom een werkgever niet zonder parkeerbeleid kan. Net als mijn wijk.

    Close

    Cookie instellingen

    Door op "cookies accepteren" te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om sitenavigatie te verbeteren, sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen.

    cookies accepteren

    Els

    Vegter

    Adviseur

    Els is een strategisch denker maar kent ook de details van de operationele praktijk van complexe organisaties. Het verbinden van visie en beleid aan de dagelijkse realiteit van mensen, processen en systemen is wat haar betreft de kunst aan het ontwikkelen van echt goed mobiliteitsbeleid.

    Via de studie culturele antropologie en een HR opleiding is Els (1979) de HR wereld ingerold. Ze heeft zich gespecialiseerd in de meer ‘harde’ kant van HR. Processen, systemen en data. Zorgen dat de basis voor medewerkers op een slimme manier goed geregeld is. Mobiliteit kwam voor het eerst op haar HR agenda in het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. Innovatief mobiliteitsbeleid werd, door een groeiend tekort aan zorgprofessionals en een oververhitte woningmarkt in een autoluwe stad, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als manager HR Services is onder leiding van Els in 2021 een compleet nieuw mobiliteitsbeleid neergezet. Haar interesse en enthousiasme voor het vakgebied mobiliteit én de samenwerking met 3PM is hier geboren. Sinds 2023 werkt zij als adviseur samen met 3PM.

    "Ik ben een fanatieke woon-werk fietser. Al 15 jaar fiets ik minstens 20 kilometer per werkdag. Ooit maakte ik een kort uitstapje naar een baan met een leaseauto en sindsdien weet ik dat ik de voordelen van elke dag buiten zijn, bewegen en een voorspelbare reistijd nooit meer wil missen. Een fiets is voor mij overigens puur een vervoermiddel. Voor sport of hobby zul je mij niet op een fiets zien"

    Tobias

    van den Briel

    Partner & adviseur

    Tobias richt zich graag op de complexere en strategische mobiliteitsvraagstukken van werkgevers. Het ontwikkelen van nieuw mobiliteitsbeleid voor grote werkgevers is zijn specialiteit. En dan van begin tot eind. Dus tot en met business case en implementatie.

    Duurzaamheid. Iets specifieker; duurzame mobiliteit. Hét favoriete onderwerp van Tobias (1977). De wetenschap dat reizen een stuk slimmer en schoner kan. Tijdens zijn studie Technische Bestuurskunde aan de Universiteit Twente specialiseerde hij zich in de maatschappelijke effecten van mobiliteit. Hoe verplaatsen we ons en wat betekent dat voor ons en onze omgeving? Bij het economisch adviesbureau Decisio in Amsterdam leerde hij hier goede business cases en kosten-batenanalyses van te maken. Zijn focus verschoof in die tijd naar werknemersmobiliteit. Met zijn team hielp hij honderden werkgevers – varierend van productiebedrijven tot stichtingen – met vragen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk. In 2012 verliet hij Decisio om samen te werken met Roel, het begin van 3PM.

    "Ik ben niet zo’n fietsfanaat als de rest van 3PM. Zo heb ík geen idee wat een Sturmey Archer naaf is. Maar ik geniet wel volop van mijn Stromer, een speed pedelec. Daarmee kan ik al mijn afspraken in mijn omgeving op de fiets doen. Wát een vrijheid. Nooit meer afhankelijk van de verkeersdrukte maar gewoon gaan! Mijn afspraken buiten bereik van mijn speed pedelec doe ik zoveel mogelijk met de combinatie trein en ov-fiets."

    Roel

    Lenoir

    Partner & adviseur

    Roel is van de inhoud. Als het gaat om reizen van, naar en voor het werk dan kent hij alle ins en outs. En als hij ze niet kent, dan vindt hij dat hij ze moet kennen. Ook op fiscaal gebied komt hij een heel eind.

    Roel (1967) is opgeleid als econometrist. De harde kant van de economie zullen we maar zeggen. Hij leerde modellen maken en prognoses van vervoersstromen. Maar hij leerde vooral goed analyseren, verbanden leggen en complexe zaken begrijpelijk maken. Cijfermatig staat Roel dus zijn mannetje. Maar hij schrijft het ook graag voor je op. Nog liever komt hij jou helpen om jouw mensen duurzaam en gezond naar het werk te krijgen. In zijn eerste baan bij Rijkswaterstaat rekende hij aan de Betuweroute en de sluizen van IJmuiden. Daarna – bij KPMG – bleef mobiliteit zijn vakgebied. Hij werkte in adviestrajecten rond marktwerking in het openbaar vervoer en de fusie tussen NS Cargo en Deutsche Bahn.

    "De fiets is een dingetje bij mij. Naast die van mijn gezinsleden staan er zeven van mij in de garage en die maken samen meer kilometers per jaar dan mijn auto. Als ik een vrijwiel hoort tikken, moet ik altijd even kijken welke fiets voorbij rijdt. En als het aan mij lag, ging elke blog van 3PM over de fiets. Ik geloof écht dat de fiets de oplossing is voor alle wereldproblemen."

    Laurens

    Boex

    Partner & adviseur

    Het werk van Laurens focust zich op dit moment op mobiliteitsadviezen voor werkgevers gericht op verduurzaming. Daarnaast richt hij zich op het fietsbeleid van overheden.

    Laurens (1981) verbindt 3PM met de creatieve wereld. Door zijn achtergrond in de creatieve sector vertaalt hij onze ideeën en ambities – maar ook die van onze klanten – naar nieuwe oplossingen. Zo bedacht en ontwikkelde hij samen met Soigneur Agency de Fietspas010, de campagne ikfietsbeschaafd en de podcastserie Het Fietspadgesprek. In 2012 richtte hij Rodesk op, een digital designbureau dat zich specialiseerde in UX design. Eind 2019 verkocht hij Rodesk om zich volledig te richten op duurzame mobiliteit en fietsstimulering.

    “Ik wil iets bijdragen aan een toekomstbestendige samenleving en mobiliteit speelt daar een grote rol in. Mijn drijfveer is gericht op actieve mobiliteit en de bijdrage die dit kan leveren aan iedereen die naar zijn werk reist. Daar wilde ik meer mee en de samenwerking met 3PM lag dan ook voor de hand. De gedragskant van mobiliteit vind ik het meest interessant, hoe kunnen we reisgedrag positief beïnvloeden om een socialere en gezondere wereld te creëren."

    Paul

    Hoffschult

    Partner & adviseur

    Paul is de verbinder. Zowel van mensen als ideeën. Hij begeleidt veranderingsprocessen rond mobiliteit bij werkgevers en overheden zonder de inhoud uit het oog te verliezen. Hij zet zijn brede mobiliteitskennis en netwerk in binnen deelmobiliteit, duurzame logistiek en mobiliteitsadvies bij werkgevers.

    Paul (1973) is een ondernemende adviseur op het gebied van duurzame mobiliteit. Hij helpt werkgevers en overheden met het realiseren van duurzaamheidsambities op het gebied van mobiliteit. Dat kan het stimuleren van de fiets zijn, maar ook de uitrol van deelmobiliteit of Zero Emissie Stadslogistiek. Altijd met een brede blik en verbindende aanpak. Paul werkte aan de oprichting van het Instituut voor Duurzame Mobiliteit en was daar ook programmamanager Het Nieuwe Rijden en werkte bij overheden aan fietsstimulering voor een duurzame gedragsverandering. Daarvoor was hij supply chain manager in de luchtvaart, food, farmacie, en auto-industrie. Hij werkt al jaren samen met 3PM en is begin 2019 aangesloten als partner.

    "Natuurlijk ben ik net als Tobias, Laurens en Roel een groot liefhebber van de fiets. In 2019 deed ik nog mee aan de Marmotte. Maar ik kan wel zeggen dat ik me weet te onderscheiden van mijn collega’s: ik vlieg!"