Hoe je voldoet aan de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

‘Volgens mij eet jij te weinig eiwitten, pap’.

Dat zei mijn zoon 2 weken geleden terwijl ik een banaan in stukken sneed voor mijn overnight oats. Hij schepte poeder in zijn proteïne shake.

‘Als je op jouw leeftijd zoveel fietst, heb je minimaal 1,2 gram per kilo lichaamsgewicht aan eiwitten nodig. Dat red jij als vegetariër niet’.

Ik telde een week lang eiwitten.

Inderdaad, te weinig! Dus nu gaat er kwark door de havermout en eet ik geen Knopper, maar ongebrande noten als 4 uur snack.

Het tellen van eiwitten in mijn voedsel gaf me inzicht waardoor ik mijn eetpatroon heb aangepast. En dát wil de overheid bereiken met de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit: via inzicht in de CO2-uitstoot van je medewerkers duurzamer reisgedrag bewerkstelligen.

Waarom een rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

In het klimaatakkoord zijn afspraken gemaakt over CO2-vermindering. Iedereen moet iets doen, ook werkgevers. Wist je dat de helft van de CO2-uitstoot van personenmobiliteit werkgebonden is? Afgesproken is dat die uitstoot in 2030 met 1,5 megaton verminderd moet zijn. In plaats van een verplichting voor individuele werkgevers is gekozen voor een gezamenlijk CO2-uitstootplafond. De komende jaren wordt gekeken of de CO2-uitstoot onder dat plafond blijft. Daarvoor moet je meten, vandaar de rapportageverplichting.

Wat houdt de rapportageverplichting in?

Iedere werkgever met meer dan 100 medewerkers moet doorgeven hoeveel kilometers er in een jaar is gereisd per vervoermiddel, per type brandstof en uitgesplitst naar woon-werkverkeer en zakelijk verkeer.

2024 is het eerste jaar waarover je moet rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 moet je de gegevens over 2024 hebben ingediend. Dus het is handig om dit jaar je zaakjes op orde te krijgen zodat je op 1 januari op een correcte manier kunt starten met tellen.

Als je geen vergoedingen verstrekt voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer dan hoef je niet te voldoen aan de verplichting. Auto’s met grijze kentekens, bestelbusjes en vrachtwagens hoef je niet mee te nemen.

Is het lastig om aan de rapportageverplichting te voldoen?

We zijn er ingedoken en het valt niet mee. De overheid heeft geprobeerd het zo simpel mogelijk te houden door zich te baseren op informatie die werkgevers uit hun administratie kunnen halen. Maar je ontkomt er niet aan om er tijd in te stoppen. In sommige gevallen zijn er aanpassingen in je administratie nodig. Tip: zorg dat je die aanpassingen dit jaar nog doet.

Je hoeft geen CO2-uitstoot te meten of berekenen

Het gaat alleen maar om gereisde kilometers. Je voert die kilometergegevens in op de website van RVO. Het digitaal formulier van RVO rekent de CO2-uitstoot voor je uit en maakt een rapportage. Dus jij hoeft niet te weten hoeveel CO2 de Saab van Herman van sales uitstoot.

Wat moet ik dan wel precies doen?

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft een handreiking voor werkgevers gemaakt die best goed in elkaar steekt. Schrik niet van het aantal bladzijden, er zitten veel plaatjes tussen. De belangrijkste informatie staat in de hoofdstukken 3, 4, 5 en 6. Dat zijn de vier onderdelen van jouw mobiliteit waar je gegevens over moet verzamelen:

• Hoofdstuk 3. Lease en/of eigen wagenpark
• Hoofdstuk 4. Mobiliteitsdienstverleners
• Hoofdstuk 5. Declaraties
• Hoofdstuk 6. Woon-werkmobiliteit

Zoals gezegd, de complete informatie vind je in de handreiking. Het komt neer op het invullen van de volgende tabel. We gaan er per onderdeel wat dieper op in.

Vervoermiddel/ brandstof	Lease en/of eigen wagenpark	Mobiliteitsdiensten	Declaraties	Woon-werkmobiliteit
Auto, benzine	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
auto, diesel	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, hybride	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, 100% elektrisch	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, anders	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Motorfiets, benzine	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Motorfiets, elektrisch	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Bromfiets/scooter, benzine	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Bromfiets/scooter, elektrisch	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
(e-)fiets of lopen	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Openbaar vervoer	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Totaalbedrag	Jaarkilometers

Hoofdstuk 3: Lease en/of eigen wagenpark

Heb je leaseauto’s en/of een eigen wagenpark? Dan kan de leasemaatschappij of je wagenparkbeheerder je helpen bij het verzamelen van de kilometergegevens. Als zij geen kilometerstanden bijhouden, dan mag je voor de leaseauto’s uitgaan van de contractueel vastgelegde kilometers. Check daarnaast of je je eigen wagenparkadministratie nog moet splitsen naar brandstoftype.

Als er geen opsplitsing woon-werk, zakelijk en privé is dan mag je voor het woon-werkdeel gebruik maken van een enquête. Voor het privédeel volstaat een forfaitair aantal kilometers per voertuig. 8.900 voor de leaseauto, 7% van het totaal aantal kilometers bij de leasefiets.

Heb je bedrijfsfietsen zonder kilometerregistratie? Dan mag je het aantal ritten vermenigvuldigen met de gemiddeld gereden afstand. In de handreiking staan kentallen die je mag toepassen.

Hoofdstuk 4: Mobiliteitsdienstverleners

De markt voor mobiliteitsdienstverlening ontwikkelt zich snel. Er zijn steeds meer aanbieders van mobiliteitsapps, -kaarten of vervoermiddelen. Maak je gebruik van deze aanbieders, ga er dan mee in gesprek. Leg tabel 1 voor en vraag of de aanbieders de gegevens in kolom 3 op deze manier kunnen aanleveren. Vraag ook naar de mogelijkheid om privé- en woon-werkreizen te splitsen van de zakelijke reizen.

Hoofdstuk 5: Declaraties

Als medewerkers zakelijk reizen, doen ze dit soms voor eigen rekening en declareren ze achteraf. Als de declaraties voldoende zijn uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype dan is het declaratiesysteem een goede basis voor de jaarlijkse rapportageverplichting. Als niet alle gegevens uit kolom 4 van tabel 1 worden verzameld, is het zaak om het declaratiesysteem aan te passen. Hieronder staat een voorbeeld van een declaratieformulier dat geschikt is.

Naam: … Afdeling: …
Datum	Van (vertrek)	Naar (bestemming)	Kilometers	Vervoermiddel en brandstoftype (indien auto)	Bedrag
Totaal

Hoofdstuk 6: Woon-werkmobiliteit

Woon-werkmobiliteit is het reizen tussen woonplaats en standplaats, de plek waar de medewerker normaal gesproken werkt. Het vervoermiddel kan per dag wisselen en de meeste werkgevers houden geen volledige administratie bij van de woon-werkreizen van hun medewerkers. Voor de duidelijkheid, het gaat dus om de gegevens in kolom 5 van tabel 1. Er zijn twee methoden om aan de benodigde gegevens te komen: een jaarlijkse enquête of ritregistratie.

Een jaarlijkse enquête

Een korte enquête met een paar vragen over het reispatroon van de medewerker in de voorgaande week is voldoende. De eerder genoemde handreiking geeft gedetailleerde informatie inclusief een voorbeeld van een enquête. De 3PM-medewerkersenquête voldoet ook.

Ritregistratie

De tweede methode om gegevens over woon-werkmobiliteit te verzamelen is via een ritregistratiesysteem. Ook hier zijn weer twee mogelijkheden:

1. Via de app of platform van een mobiliteitskaart. De meeste aanbieders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting. Check of jouw aanbieder een jaaroverzicht met de gevraagde uitsplitsing kan leveren.
2. Via declaraties van alle gemaakte woon-werkreizen. Het maakt niet uit of de declaraties op dag-, week- of maandbasis zijn gebaseerd, zolang het maar mogelijk is een jaartotaal naar vervoermiddel, brandstoftype en kilometers te maken.

En als ik die gegevens heb ingeleverd?

Direct na het indienen, krijg je een rapportage van RVO. Die rapportage geeft je inzicht, niet in je benodigde eiwitten, maar in de duurzaamheid van je werkgebonden personenmobiliteit. En als je dan denkt: “Dat kan wel wat beter”, dan bel je ons, want verduurzaming van mobiliteitsbeleid, dat is ons vak.