Hoe flexibele kantoorruimte je medewerkers nog gelukkiger maakt

In mei 2014 trekt Stef Roberts voor het laatst zijn voordeur dicht. Hij heeft het huis verkocht en afscheid genomen van het grootste deel van zijn bezittingen. Het is het begin van zijn nomadic lifestyle experiment. ’s Nachts slaapt hij in zijn hangmat ergens in de bossen van het Verenigd Koninkrijk. Overdag maakt hij animaties en films voor klanten. Hij is een digitale nomade bewapend met Macbook Pro en 4G Dongle. De wereld is zijn flexibele kantoorruimte.

Zover hoef jij niet te gaan.

Wat is flexibele kantoorruimte?

Flexibele kantoorruimte is kantoorruimte naast of in plaats van een vaste werkplek. Met flexibele kantoorruimte geef je medewerkers de mogelijkheid elders te werken. Niet thuis, niet bij Starbucks, maar in een échte kantooromgeving. Dat kunnen kantoren van je eigen organisatie zijn, bijvoorbeeld de vestiging in een andere stad. Dat kunnen ook kantoren zijn van aanbieders van flexibele kantoorruimte. Spaces – waar ik werk – is er zo’n aanbieder. Met flexibele kantoorruimte professionaliseer je het altijd en overal kunnen werken.

Waarom zou je er aandacht aan besteden?

Omdat het past in een veranderende wereld. Een wereld waarin ontwikkelingen op het gebied van worklife balance, duurzaamheid en experience gevolgen hebben voor de manier waarop we werken.

Worklife balance

Elders kunnen werken dan op je vaste kantooradres biedt flexibiliteit. En dat is best handig als je om half negen je zoon bij de Annie M.G. Schmidtschool hebt gedropt en opziet tegen de file op de A4.

Duurzaamheid

Je werknemers zijn zich steeds meer bewust van hun persoonlijke impact op het milieu. Ze zijn steeds vaker bereid hun gedrag aan te passen.  Dat geldt ook voor hun reisgedrag. 4 uur per dag in je eentje in een auto zitten om van en naar je werk te reizen is niet duurzaam. 10 minuten fietsen naar een flexibel kantoor vlakbij huis is dat wel.

De werkplek als experience

De boekwinkel wordt een book-experience, de fietsenwinkel een bike-experience. En de werkplek wordt volgens trendwatchers een work-experience. Je komt er niet alleen maar om te werken, het moet een prettige ervaring zijn om er te werken. En daar spelen aanbieders van flexibele kantoorruimte op in. Ze creëren een stimulerende omgeving die leidt tot ontmoetingen, innovatie en werkplezier. Zelf huren we flexibele kantoorruimte bij Spaces. Díe werkomgeving, daar kan zelfs mijn thuiswerkplek niet tegenop.

Mijn mensen komen graag naar kantoor, ik heb geen flexibele kantoorruimte nodig

Dat had je gedacht. We enquêteerden onlangs werknemers op een bedrijventerrein in Amsterdam. De werkgevers vinden het onderwerp thuis of elders werken geen issue. Ze zijn er niet mee bezig. De werknemers lieten in de enquête een ander geluid horen. Thuis of elders werken is volgens de meesten een goed alternatief voor het reizen met de auto in de spits. En meer dan de helft van de respondenten vindt werken op meerdere locaties geen enkel probleem.

Ieder wegrestaurant heeft wifi, daar kunnen ze toch ook werken

Tuurlijk, dat kan ook. Ik doe het ook wel eens. Afspreken bij het AC restaurant in Bodegraven bijvoorbeeld, als ik een keer met de auto reis. Ze hebben daar zelfs een apart werkgedeelte. Het meubilair is grijs. Net zo grijs als het merendeel van de bezoekers. Of op Utrecht Centraal bij Zeyn, halverwege een reis met de trein. De koffie is ok, maar wát een herrie. Geen plek om even geconcentreerd aan je nieuwe blog te schrijven. En laten we eerlijk zijn, het zijn goede plekken om een tussenstop te maken om een paar telefoontjes te doen of je mail te checken. Het is geen flexibel kantoor waar je even in stilte kunt bellen of even apart kunt gaan zitten met een collega zonder gestoord te worden door een serveerster.

En controle dan. Hoe weet ik dat ze hun tijd niet zitten te verdoen?

Moeten we het daar écht nog over hebben? De tijden van prikklokken, vaste werktijden en sturen op aanwezigheid zijn voorbij. En als je managers daar niet mee om kunnen gaan dan is het tijd voor een cursus. En ik snap ook wel dat flexibele kantoorruimte niet voor iedereen een verrijking van het leven. Sommige mensen willen graag iedere dag naar hetzelfde kantoor reizen en plaatsnemen achter hetzelfde bureau. En als je onderhoud moet uitvoeren aan een machine, moet je er toch echt naartoe. Maar het merendeel van je personeel zal er waarschijnlijk meteen gebruik van maken.

OK, hoe regel je het?

Probeer het uit, doe een pilot, neem een proefabonnement. Begin met een paar medewerkers, doe het drie maanden en vraag ze achteraf naar hun ervaringen. Het kan bij Spaces, Regus, Tribes, Tauro en vast ook bij nog andere aanbieders. The Meetplant  is een deelplatform van kantoorruimte. Ook via hen kun je flexibele kantoorruimte huren.