1 november 2021

Hoe maak je thuiswerkbeleid – en voorkom je gedoe met de fiscus en de Arbowet?

  • #Hybride werken
  • #Mobiliteit
  • Hee, dat thuiswerkbeleid.

    Dat is echt niet zo lastig hoor.

    Er zitten een hoop verschillende aspecten aan zodat het lastig lijkt. Thuiswerkbeleid gaat namelijk over bureaustoelen, kantoorbezetting, vergoedingen voor koffie én forfaitaire reiskostenvergoedingen.

    Ga zitten, dan leg ik het uit.

    Wat houdt thuiswerkbeleid in?

    Als thuiswerken structureel wordt, is het tijd voor thuiswerkbeleid. Daarin moet je een paar zaken regelen, afspreken en meteen ook maar vastleggen:

    1. Je moet zaken regelen op het gebied van arbeidsomstandigheden, de arbozaken.
    2. Je moet zaken regelen rond vergoedingen en regelingen, de fiscale zaken.
    3. Het is handig om een soort van huishoudelijk reglement op te stellen. Mag de kat in beeld tijdens de online meeting? Wil je een dresscode? Of mag jullie CEO ook in haar hoody Zoomen?
    4. En tenslotte moet je logistieke zaken regelen. Wie komt hoe vaak en wanneer naar kantoor?

    Op het arbo- en fiscale deel ga ik nog wat dieper in.

    Wat moet ik op arbogebied regelen in mijn thuiswerkbeleid?

    Je hebt je te houden aan de Arbeidsomstandighedenwet. Volgens die wet moet iedere werkgever onderzoeken of het werk gevaarlijk kan zijn voor de gezondheid van de werknemers. Dat onderzoek is de zogenaamde risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Je moet die RI&E herhalen als werkomstandigheden veranderen. De overgang naar structureel thuiswerken is zo’n verandering, want aan beeldschermwerk thuis, zitten risico’s.

    Een verplicht onderdeel van de RI&E is het Plan van Aanpak. Daarin beschrijf je hoe je risico’s beperkt en welke maatregelen je neemt. Net zoals op kantoor moeten werknemers een goede werkplek hebben. Dus mogelijke maatregelen zijn een goede bureaustoel, een laptopstandaard en een toetsenbord. Ook het mentale welzijn van je medewerkers moet je meenemen. Bijvoorbeeld hoe en waar ze informatie en ondersteuning kunnen krijgen.

    Het fiscale deel: wat mag ik vergoeden?

    Online circuleert het verhaal dat je een onbelaste vergoeding van € 1815 mag geven voor een thuiswerkplek. Dát klopt dus niet! De werkkostenregeling bepaalt wat wél mag. Mocht je het niet meer weten, in onderstaand kader staat wat de werkkostenregeling ook alweer inhoudt.

    Stel: je bent werkgever en je wilt iets extra’s geven aan je medewerkers. Een kerstpakket bijvoorbeeld, of een bureaustoel, of een fiets. Dan krijg je te maken met de werkkostenregeling. De werkkostenregeling zegt dat je niet onbeperkt extra’s mag geven. De grens ligt bij 1,18% van het totaal aan salarissen dat je betaalt, ofwel de fiscale loonsom. Voor de eerste € 400.000 is dit percentage tijdelijk opgehoogd naar 3%. Die 1,18 of 3% noemen we de vrije ruimte. Kom je boven de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever over dat extra bedrag 80% belasting.
    Er zijn prettige uitzonderingen. De wetgever heeft een aantal extra’s op nul gewaardeerd of vrijgesteld. Die gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Je mag ze onbelast aan je mensen geven. Voorbeelden van zulke nihilwaarderingen zijn de smartphone, de laptop (als het zakelijk gebruik 90% of meer is), het OV-abonnement en kilometervergoedingen tot € 0,19. Ook het rentevoordeel van de personeelslening valt onder de nihilwaarderingen, mits je werknemer er een fiets mee koopt.

    Volgens de Belastingdienst mag je onbelast arbovoorzieningen in de werkruimte thuis vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als:

    • die arbovoorzieningen in je Plan van aanpak staan,
    • de werknemer die voorzieningen gebruikt in de werkruimte,
    • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt,
    • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet qua ergonomie en verlichting.

    Dus als uit je RI&E blijkt dat het werk dat je medewerkers doen risicovol is en dat je medewerkers dit werk nu structureel thuis doen. Als in je Plan van aanpak staat dat ze voor hun werk een goede bureaustoel, lamp en laptopsteun nodig hebben, dan mag je deze spullen onbelast vergoeden of geven. Met je arbobeleid beschrijf je de fiscale mogelijkheden rond thuiswerken. Met je arbobeleid maak je een strookje fietspad sneeuwvrij. Binnen dat strookje liggen je fiscale mogelijkheden.

    Dus geen belastingvrije vergoeding voor koffie en wc-papier?

    Het Nibud heeft uitgerekend wat de extra kosten zijn voor een thuiswerkende medewerker. Ze kwamen uit op 2 euro per dag. Naast gas, water en elektra, zitten daar ook de kosten van koffie en wc-papier bij. Dat zijn géén arbovoorzieningen, ze staan niet in je Plan van aanpak en zijn dus niet vrijgesteld. Dat verandert in 2022. Het kabinet heeft naar het Nibud geluisterd en biedt vanaf 2022 de mogelijkheid om belastingvrij maximaal 2 euro per dag aan thuiswerkvergoeding te verstrekken.

    Ennuh, zijn er nog subsidiemogelijkheden?

    In Overijssel kun je gesubsidieerd hulp krijgen bij het uitwerken van je thuiswerkbeleid. Ook het Kabinet komt binnenkort met maatregelen om thuiswerken te stimuleren en stelt daarvoor 5 miljoen euro beschikbaar. Als daar meer nieuws over is, zetten we het in dit blog.

    En hoe zit het dan met de reiskostenvergoeding?

    Thuiswerken en reiskostenvergoeding, daar zit iets tegenstrijdigs in. Ik bedoel, een vergoeding krijgen voor iets waar je mee gestopt bent. Dat is zoiets als rente krijgen voor rood staan.

    Op dit moment doet de fiscus niet moeilijk. Dus krijgen je werknemers een vaste reiskostenvergoeding, maar werken zij vanwege het coronavirus thuis? Dan hoef je die vaste vergoeding niet aan te passen. In ieder geval tot 1 januari 2022. Voorwaarde is wel dat je deze vaste vergoeding ook vóór 13 maart 2020 al verstrekte.

    Wat doen we als we weer naar kantoor mogen?

    Zijn we het thuiswerken dan zo zat dat we met z’n allen weer naar kantoor vluchten? Of smaakte thuiswerken naar meer?

    Het is sowieso slim om te bedenken wat je na 1 januari doet met je reiskostenvergoeding. En als thuiswerken bij jou een blijvertje is, dan is het zaak om je thuiswerkbeleid aan te sluiten bij je mobiliteitsbeleid. Zo mag je medewerkers die straks 2 van de 5 dagen structureel thuiswerken, nog steeds een vaste (forfaitaire) reiskostenvergoeding geven. Hou je niet van forfaitair en wil je echt flexibel werk- en reisbeleid? Lees dan het blog dat collega Tobias daar eerder over schreef.

    Wil je nog meer lessen?

    Lees dan het boek van Thalia en Marco. Of schakel 3PM in en sla twee vliegen in een klap: wij vertellen je onze lessen en je krijgt het boek van ons cadeau.

    Partner & adviseur

    Roel Lenoir

    roel@3pm.nl

    blog

    Hoe je voldoet aan de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit?

    Close

    Cookie instellingen

    Door op "cookies accepteren" te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om sitenavigatie te verbeteren, sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen.

    cookies accepteren

    Els

    Vegter

    Adviseur

    Els is een strategisch denker maar kent ook de details van de operationele praktijk van complexe organisaties. Het verbinden van visie en beleid aan de dagelijkse realiteit van mensen, processen en systemen is wat haar betreft de kunst aan het ontwikkelen van echt goed mobiliteitsbeleid.

    Via de studie culturele antropologie en een HR opleiding is Els (1979) de HR wereld ingerold. Ze heeft zich gespecialiseerd in de meer ‘harde’ kant van HR. Processen, systemen en data. Zorgen dat de basis voor medewerkers op een slimme manier goed geregeld is. Mobiliteit kwam voor het eerst op haar HR agenda in het Amsterdamse stadsziekenhuis OLVG. Innovatief mobiliteitsbeleid werd, door een groeiend tekort aan zorgprofessionals en een oververhitte woningmarkt in een autoluwe stad, een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als manager HR Services is onder leiding van Els in 2021 een compleet nieuw mobiliteitsbeleid neergezet. Haar interesse en enthousiasme voor het vakgebied mobiliteit én de samenwerking met 3PM is hier geboren. Sinds 2023 werkt zij als adviseur samen met 3PM.

    "Ik ben een fanatieke woon-werk fietser. Al 15 jaar fiets ik minstens 20 kilometer per werkdag. Ooit maakte ik een kort uitstapje naar een baan met een leaseauto en sindsdien weet ik dat ik de voordelen van elke dag buiten zijn, bewegen en een voorspelbare reistijd nooit meer wil missen. Een fiets is voor mij overigens puur een vervoermiddel. Voor sport of hobby zul je mij niet op een fiets zien"

    Tobias

    van den Briel

    Partner & adviseur

    Tobias richt zich graag op de complexere en strategische mobiliteitsvraagstukken van werkgevers. Het ontwikkelen van nieuw mobiliteitsbeleid voor grote werkgevers is zijn specialiteit. En dan van begin tot eind. Dus tot en met business case en implementatie.

    Duurzaamheid. Iets specifieker; duurzame mobiliteit. Hét favoriete onderwerp van Tobias (1977). De wetenschap dat reizen een stuk slimmer en schoner kan. Tijdens zijn studie Technische Bestuurskunde aan de Universiteit Twente specialiseerde hij zich in de maatschappelijke effecten van mobiliteit. Hoe verplaatsen we ons en wat betekent dat voor ons en onze omgeving? Bij het economisch adviesbureau Decisio in Amsterdam leerde hij hier goede business cases en kosten-batenanalyses van te maken. Zijn focus verschoof in die tijd naar werknemersmobiliteit. Met zijn team hielp hij honderden werkgevers – varierend van productiebedrijven tot stichtingen – met vragen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk. In 2012 verliet hij Decisio om samen te werken met Roel, het begin van 3PM.

    "Ik ben niet zo’n fietsfanaat als de rest van 3PM. Zo heb ík geen idee wat een Sturmey Archer naaf is. Maar ik geniet wel volop van mijn Stromer, een speed pedelec. Daarmee kan ik al mijn afspraken in mijn omgeving op de fiets doen. Wát een vrijheid. Nooit meer afhankelijk van de verkeersdrukte maar gewoon gaan! Mijn afspraken buiten bereik van mijn speed pedelec doe ik zoveel mogelijk met de combinatie trein en ov-fiets."

    Roel

    Lenoir

    Partner & adviseur

    Roel is van de inhoud. Als het gaat om reizen van, naar en voor het werk dan kent hij alle ins en outs. En als hij ze niet kent, dan vindt hij dat hij ze moet kennen. Ook op fiscaal gebied komt hij een heel eind.

    Roel (1967) is opgeleid als econometrist. De harde kant van de economie zullen we maar zeggen. Hij leerde modellen maken en prognoses van vervoersstromen. Maar hij leerde vooral goed analyseren, verbanden leggen en complexe zaken begrijpelijk maken. Cijfermatig staat Roel dus zijn mannetje. Maar hij schrijft het ook graag voor je op. Nog liever komt hij jou helpen om jouw mensen duurzaam en gezond naar het werk te krijgen. In zijn eerste baan bij Rijkswaterstaat rekende hij aan de Betuweroute en de sluizen van IJmuiden. Daarna – bij KPMG – bleef mobiliteit zijn vakgebied. Hij werkte in adviestrajecten rond marktwerking in het openbaar vervoer en de fusie tussen NS Cargo en Deutsche Bahn.

    "De fiets is een dingetje bij mij. Naast die van mijn gezinsleden staan er zeven van mij in de garage en die maken samen meer kilometers per jaar dan mijn auto. Als ik een vrijwiel hoort tikken, moet ik altijd even kijken welke fiets voorbij rijdt. En als het aan mij lag, ging elke blog van 3PM over de fiets. Ik geloof écht dat de fiets de oplossing is voor alle wereldproblemen."

    Laurens

    Boex

    Partner & adviseur

    Het werk van Laurens focust zich op dit moment op mobiliteitsadviezen voor werkgevers gericht op verduurzaming. Daarnaast richt hij zich op het fietsbeleid van overheden.

    Laurens (1981) verbindt 3PM met de creatieve wereld. Door zijn achtergrond in de creatieve sector vertaalt hij onze ideeën en ambities – maar ook die van onze klanten – naar nieuwe oplossingen. Zo bedacht en ontwikkelde hij samen met Soigneur Agency de Fietspas010, de campagne ikfietsbeschaafd en de podcastserie Het Fietspadgesprek. In 2012 richtte hij Rodesk op, een digital designbureau dat zich specialiseerde in UX design. Eind 2019 verkocht hij Rodesk om zich volledig te richten op duurzame mobiliteit en fietsstimulering.

    “Ik wil iets bijdragen aan een toekomstbestendige samenleving en mobiliteit speelt daar een grote rol in. Mijn drijfveer is gericht op actieve mobiliteit en de bijdrage die dit kan leveren aan iedereen die naar zijn werk reist. Daar wilde ik meer mee en de samenwerking met 3PM lag dan ook voor de hand. De gedragskant van mobiliteit vind ik het meest interessant, hoe kunnen we reisgedrag positief beïnvloeden om een socialere en gezondere wereld te creëren."

    Paul

    Hoffschult

    Partner & adviseur

    Paul is de verbinder. Zowel van mensen als ideeën. Hij begeleidt veranderingsprocessen rond mobiliteit bij werkgevers en overheden zonder de inhoud uit het oog te verliezen. Hij zet zijn brede mobiliteitskennis en netwerk in binnen deelmobiliteit, duurzame logistiek en mobiliteitsadvies bij werkgevers.

    Paul (1973) is een ondernemende adviseur op het gebied van duurzame mobiliteit. Hij helpt werkgevers en overheden met het realiseren van duurzaamheidsambities op het gebied van mobiliteit. Dat kan het stimuleren van de fiets zijn, maar ook de uitrol van deelmobiliteit of Zero Emissie Stadslogistiek. Altijd met een brede blik en verbindende aanpak. Paul werkte aan de oprichting van het Instituut voor Duurzame Mobiliteit en was daar ook programmamanager Het Nieuwe Rijden en werkte bij overheden aan fietsstimulering voor een duurzame gedragsverandering. Daarvoor was hij supply chain manager in de luchtvaart, food, farmacie, en auto-industrie. Hij werkt al jaren samen met 3PM en is begin 2019 aangesloten als partner.

    "Natuurlijk ben ik net als Tobias, Laurens en Roel een groot liefhebber van de fiets. In 2019 deed ik nog mee aan de Marmotte. Maar ik kan wel zeggen dat ik me weet te onderscheiden van mijn collega’s: ik vlieg!"